Dla mnie biblią zarządzania czasem jest Getting Things Done Davida Allena. Jeżeli próbowałeś i nie dałeś rady to nie jest to nic złego. Podobnie jak rzucanie palenia trzeba parę razy rzucić stare nawyki planowania (albo i nieplanowania) żeby w końcu przejść na dobre planowanie. Jest kilka momentów kiedy można rzucić przejście na GTD. Dla mnie takim pierwszym momentem było spisanie wszystkich zadań jakie mogły przyjść mi do głowy. Przytłoczyło mnie to na dobry tydzień. Później zacząłem organizować zadania, przenosić itd.
Teraz mam otwartą ciągle listę GTD, tak jak pisze Allen wybrałem sobie to miejsce do zarządzania zadaniami i kiedy mam coś planować robię to w jednym miejscu. Ale też trzeba przezwyciężyć się, bo człowiek wzbrania się przed powrotem do tej sterty zadań, która pojawi się na początku.
Przy okazji książki Allena i jeszcze innych na ten temat gdzieś wyczytałem jednak dwa ciekawe sposoby: dwie specjalne listy: Może / Kiedyś i Zrealizowane. Ideą ich jest zniwelowanie początkowych efektów wprowadzania GTD czyli przytłoczenia. Na liście Może / Kiedyś umieszczasz swoje marzenia i plany dalekie, które nie wiesz czy kiedykolwiek uda Ci się zrealizować (czyż to nie marzenia?) a na liście Zrealizowane wszystkie rzeczy jakie udało Ci się zrealizować do tej pory nim zacząłeś używać GTD i z których jesteś zadowolony. Dzięki temu nie będziesz miał wrażenia, że na listach czekają na Ciebie tylko rzeczy niezrealizowane, ale że bilans tego co zrobiłeś i czego nie zrobiłeś wychodzi na zero. Daje to takie wsparcie, że jednak mimo setek zadań masz już też setki rzeczy zrealizowanych pozytywnie.
W końcu stworzyłem (Używam Remember The milk też :) ) sobie listę Bieżące i tam trzymam teraz max. 10 zadań bieżących, a jeżeli widzę, że coś się dezaktualizuje albo nie ma już sensu od razu wywalam albo przenoszę do odpowiedniej listy innej. Oprócz tego posprzątałem niedawno w końcu Oczekiwane przez co na prawdę mam tam krótką listę 5 rzeczy na które czekam.
To wspaniałe uczucie, kiedy pokonasz już wszystkie trudności i wyczyścisz pierwszy raz całą listę TODO. Potem zrobisz to drugi raz, i tak dalej. Wtedy naprawdę masz satysfakcję z całego GTD i warto na tą chwilę czekać. Masz wtedy uczucie że na prawdę zrobiłeś wszystko co miałeś do zrobienia.
Poza tym nawet jeżeli masz coś w planach to wiesz, że nie musisz wykonywać tego od razu, w tym momencie. A z tego co wiem, freelancerzy początkujący mają problemy z zarządzaniem czasem i bywa tak, że siedzą po nocach i nie mają tego uczucia skończonej dobrze pracy. Także mogę polecić.
Ah... oprócz tego jeżeli jestem z dala od RTM to staram się spisywać rzeczy które sobie zaplanuję do zrobienia. Spisuję je na kartce papieru, albo w jakimś notesie To uwalnia też sporo zasobów jeżeli wiesz, że nie musisz trzymać w głowie wszystkich setek rzeczy do zrobienia.
Ale GTD to sposób myślenia. Trzeba mieć motywację, żeby zmienić swoje nawyki na lepsze, trzeba trochę uporu i przekonania, że tam wyżej wiszą kiście owoców, tylko trzeba do nich się wspiąć ( :) )
No i polecam jeszcze książkę 4 godziny tydzień pracy. Można tam znaleźć dużo siły i motywacji, żeby przejść przez etap organizowania zadań żeby znaleźć czas na naprawdę ważne rzeczy. Tego zabrakło mi w książce GTD - pokazanie, że czas zaoszczędzony dzięki zaplanowaniu sobie zadań, można przeznaczyć na coś co człowieka wzbogaci i pomoże innym ludziom, nada życiu większy sens.
